Digitaliseringen av Alingsås kommun har framskridit snabbt sedan mitten av 2019 och nu finns över 140 externa e-tjänster tillgängliga. I veckan har direktlänken ”Mina sidor, e-tjänster” dykt upp på kommunens webbplats. Den leder besökarna till en egen sida där de kan hitta e-tjänster samt följa sina pågående eller avslutade ärenden.
När en stor organisation introducerar nya teknologier finns det alltid risk för komplikationer och höga kostnader. Därför är det glädjande hur smidig och kostnadseffektiv övergången till ett nytt system av e-tjänster varit för Alingsås kommun. Arbetet har fortgått i ett par år under IT-avdelningens regi och har successivt ersatt gamla blanketter och äldre teknologier, samt även skapat möjligheter för helt nya tjänster som tidigare hade varit svåra att implementera.
Nu är det t.ex. lätt att boka grupprum i Alingsås kulturhus, beställa kort till återvinningscentralen, boka tid med bygglovshandläggare, och beställa specialkost eller anpassad kost för barn, elever och personal inom skolan.
Kostnadssmart samarbete med andra kommuner
Grunden för det nya systemet kommer inte direkt från Alingsås, utan har uppstått i samarbete mellan flera olika svenska kommuner. Tillsammans har man bildat en förening där allt fler har anslutit sig och där kommunerna själva bygger e-tjänster och delar med sig av dem via en gemensam e-tjänstkatalog. Detta innebär att man endast lägger en bråkdel på utveckling av tjänsterna jämfört med om man hade satsat på ett eget system. Man får också en större källa av inspiration att utgå från när man försöker fylla nya behov eller önskningar från medborgare.
Robert Persson, som är ansvarig för utvecklingen av e-tjänster i Alingsås kommun, sitter som ordförande i användarföreningen. Han är imponerad av hur fort allting växt.
– Alingsås kommun började på allvar med digitalisering i mitten av 2019, säger Robert, och vi har sedan dess tagit fram ca 144 externa och 132 interna e-tjänster, totalt 276 st.
– Eftersom kommunerna har liknande behov är det också lätt att samverka kring utveckling av ny funktionalitet, automatisering och effektivare ärendehantering. I dag har vi ca 160 medlemskommuner, och fler och fler kommuner går med i föreningen. Inom något år är vi troligtvis sverigetäckande.
Alla dessa e-tjänster har gjort livet lättare inte bara för medborgare och företagare, utan också för Alingsås kommuns ca 4000 medarbetare. I många avseenden har deras kommunikation och problemsökningar snabbats upp. Det är kortare väntetider och därmed fungerar hela organisationen mer effektivt.
Större säkerhet och översiktlighet
Varje e-tjänst utformas för att göra det så enkelt och smidigt som möjligt för användaren. Idag finns det en översiktssida där man kan se alla tillgängliga tjänster och söka bland dem. I de flesta av e-tjänsterna får man nu också bekräftelse via SMS eller e-post om ärendets status (t.ex. att en handläggare tagit emot ärendet eller att det är klart och avslutat).
En mycket viktig förbättring är också att alla e-tjänster är helt krypterade och skyddar användarens integritet. I många av e-tjänsterna är det även möjligt att skicka meddelande mellan användaren och handläggaren, vilket också underlättar för uppföljning och frågeställningar. Dessa meddelanden är också krypterade och integritetsäkrade.
Eftersom allt nu utvecklas inom samma system ser man idag tydlig enhetlighet och lättillgänglighet.
– Nästa steg är att ytterligare underlätta hanteringen av inkomna ärenden för verksamheten, säger Robert, och på det viset korta ner handläggningstiden ännu mer. Vi utgår från kommunens politiska prioritering som visar riktningen för oss i utvecklingsarbetet.
Via minasidor.alingsas.se får användaren också en väg in till Alingsås kommuns samtliga e-tjänster. Det är en direktlänk dit som nu i dagarna har dykt upp på kommunens startsida. Där kan man lätt få statusuppdateringar på sina ärenden, likväl som starta nya. Man loggar lätt in med BankID och få då en samlad bild av sina pågående eller avslutade ärenden med Alingsås kommun.
I vissa e-tjänster kan god man eller handläggare hjälpa en att fylla i e-tjänsten om man önskar det.
Möjlighet för innovation bland e-tjänster
Alingsås är i framkant när det gäller att erbjuda lättillgängliga och mångsidiga e-tjänster. Samarbetet inom organisationen mellan verksamheten och IT-avdelningen fungerar mycket bra och bygger på alingsåsarnas behov. Det nya systemet innebär också att verksamheten kan fortsätta att vara drivande och tillsammans med IT-avdelningen utveckla nya, smartare tjänster i framtiden.
– Verksamheten möter i sin vardag alingsåsarnas behov och kan då genom sin yrkeserfarenhet se vilka e-tjänster som behöver prioriteras, säger Robert. Verksamhetens kunskap och närhet till kommuninvånarna är det viktigaste i utvecklingsarbetet och ligger till grund för framtagningen av nya e-tjänster.
Detta tillåter en snabb respons och minskar avståndet mellan kommunorganisation och kommuninvånare. Kommunens mål om att digitalisera och skapa en enkel vardag för alingsåsarna realiseras här steg för steg.