Elektronisk fakturering för leverantörer

Nu erbjuds du som leverantör att fakturera oss elektroniskt för levererade varor och tjänster.

Vad innebär det för leverantörer?
För dig som leverantör innebär elektronisk fakturering att du slipper kuvertering, porto och postgång. Därutöver uppnår vi gemensamt en högre informationskvalitet i fakturorna genom att eliminera scanningsfelaktigheter. Elektroniska fakturor som överförs under ordinarie arbetstid ankomstregistreras samma dag, vilket också minskar tiden till betalning.

Svefaktura
Som grund för elektronisk fakturering tillämpar vi de tekniska regler och specifikationer som utvecklats för offentlig sektor, i samverkan med privata köpare och leverantörer, under namnet Svefaktura.

Anledningen till det är att Svefaktura utgör standard, samt att SFTI:s tekniska kansli tillhandahåller dokumentation och stöd för fakturautställare vid införande av elektronisk fakturering.

Börja e-fakturera
Validera fakturorna på www.svefaktura.se. Vi hanterar genom vår operatör även andra förekommande format.

För att starta e-fakturering till Alingsås kommun ska du eller din VAN-operatör ställa om till e-faktura i ert affärssystem.

Där anger du, beroende på vad som efterfrågas, organisationsnummer eller GLN-nummer på det bolag som du ska fakturera.

Som operatör anges Scancloud (Addett). När detta är klart och du har skickat första fakturan skickar du en förfrågan om fakturan gått igenom till edisupport [at] scancloud [dot] se innehållande ditt organisationsnummer samt numret på din kundfaktura.

Scancloud Support kommer därefter bekräfta om/när det är klart att skicka löpande fakturor.

Innehållskrav
Alla elektroniska fakturor ska märkas med vår referenskod som utgörs av en bokstav och fem siffror och ska skickas i fältet ID under den första förekomsten av RequisitionistDocumentReference (dvs, /Invoice/RequisitionistDocumentReference[1]/ID) om ni skickar Svefaktura.

  • Beställarens namn ska alltid anges på fakturan.

  • De elektroniska fakturorna ska märkas med ditt respektive kommunens organisationsnummer.

  • Nedanstående uppgifter gäller för Alingsås kommun:

              Organisationsnummer: 2120001553
              GLN-kod: 7381039200009

För att identifiera fakturaavsändaren i workflowsystemet använder vi en kombination av ert organisationsnummer och betalkonto.

Gällande betalkonto vill vi att du på dina elektroniska fakturor skickar i första hand bankgiro, i andra hand plusgiro. Det går även att skicka båda typerna, då kommer bankgiro att nyttjas för identifikation.

I övrigt ska en faktura uppfylla lagens krav om en fakturas innehåll.

Kommunikation
Du är välkommen att använda valfri VAN-operatör förutsatt att resultatet är enligt våra önskemål. Enligt rådande praxis inom e-handel står du för dina egna kostnader för att sända fakturor, och vi står för våra kostnader kopplat till mottagandet av dem.

För verksamhetsspecifika frågor kontaktar du din ordinarie kontaktperson som du har för Alingsås kommun. Har du teknik- eller kommunikationsfrågor om hur du fakturerar Alingsås kommun, eller har frågor om pågående e-fakturering, skickar du ett mejl till vår samarbetspartner och operatör på edisupport [at] scancloud [dot] se

Kan du i dag inte skicka e-fakturor, med vill komma igång att fakturera Alingsås kommun med e-fakturor, är du välkommen att kontakta edi-relations [at] scancloud [dot] se

Mejla PDF-fakturor
För leverantörer som ännu inte är igång med e-fakturor kan tills vidare mejla systemproducerade PDF-fakturor till alingsas [dot] faktura [at] alingsas [dot] se. Fakturor ska märkas med vår referenskod. Denna märkning utgörs av en bokstav och fem siffror och ska anges som ”Er referens” på fakturan.  Beställarens namn ska alltid anges på fakturan.

Notera att med systemproducerade PDF-fakturor inte avses printade fakturor som ni skannar och skickar utan PDF-fakturor skapade i ert system.