Att bli leverantör till Alingsås kommun

Hur man kan bli en av Alingsås kommuns leverantörer

Alingsås kommun och kommunens bolag skall vid upphandling nyttja konkurrensen på marknaden, behandla leverantörer lika och ställa proportionerliga krav. Varje upphandlings målsättning är att göra en god ekonomisk affär.

Regelverket som främst styr offentlig upphandling är Lagen om offentlig upphandling men också Sekretesslagen, Konkurrenslagen, Kommunallagen m.fl.

Offentlig handling

En kommun skall följa offentlighetsprincipen, vilket gäller även vid upphandling. Tillfällig sekretess råder dock under vissa skeden så som vid författandet av förfrågningsunderlaget fram till att det publiceras samt under utvärderingen av anbuden fram till publicering av tilldelningsbeslut.

Genomförda upphandlingar arkiveras och leverantörer har rätt att begära ut dessa i enlighet med offentlighetsprincipen. Upphandlingsfunktionen förmedlar dessa elektroniskt eller i papper för de upphandlingar som genomförs av kommunen. Upphandlingar som genomförs av bolagen tillhandahålls av bolagen.

Förfrågningsunderlaget

Alla leverantörer har alltid rätt att begära ut förfrågningsunderlag. Samtliga förfrågningsunderlag publiceras i databaser åtkomliga via Internet. Alingsås kommun och dess bolag annonserar allt på www.e-avrop.com, med spridning till flertalet andra databaser. Leverantörer kan abonnera på förfrågningsunderlag via privata bolag. Kommunen sänder ut förfrågningsunderlag vid begäran, men har inget företagsregister och hjälper inte till med bevakning.

Anbudets form och inlämnande

När en upphandling är annonserad och en leverantör är intresserad av att lämna anbud så är det viktigt att de frågor som ställs i förfrågningsunderlaget besvaras, att bilagor som efterfrågas sänds med och att anbudet inkommer senast vid angivet datum (kl. 00,00). Anbudet kan lämnas personligen, vid inlämning efter kontorstid finns brevlåda i entrén till Rådhuset. Om anbudet postas måste leverantören posta det i god tid så att anbudet ankommer med post senast angivet datum.

Frågor under anbudstiden

Om en leverantör har synpunkter på innehållet i förfrågningsunderlaget framförs dessa med fördel till ansvarig upphandlare. Om frågor föranleder att ett förtydligande alternativt en ändring behöver göras sänds denna komplettering till de som begärt ut underlaget

Anta och utvärdera anbud

Anbud från en eller flera leverantörer kan antas vilket framgår av förfrågningsunderlaget. Inkomna anbud utvärderas och samtliga leverantörer som lämnat anbud får skriftligt del av utvärderingen via post eller e-post.

Tider

Leverantören skall ges skälig tid att besvara anbudet och tiden räknas från annonseringsdatum (finns reglering i lag beroende på upphandlingens värde och beskaffenhet). En upphandlings värde beräknas på den samlade avtalsperioden (inklusive eventuella förlängningsår).

Om upphandlingen resulterar i ett avtal kan avtalstiden variera beroende på vad som upphandlas. Vanligast förekommande är att ramavtal tecknas på 3-4 år och avtal av större omfattning på 5-6 år, inklusive förlängningsperioder. Systemupphandlingar kan tecknas för längre perioder än 6 år beroende på omfattningen och investeringens storlek.

Ramavtal

Regelbundet återkommande inköp inom ett område kan motivera att en upphandling resulterar i ett ramavtal. Kommunens beställare är hänvisade till befintliga ramavtal och eftersom villkoren är avtalade kan beställaren koncentrera sig på det enskilda avropet.

Det förekommer att ramavtal finns tecknat med flera leverantörer inom samma område. Det kan finnas olika motiv till detta och hur avrop skall ske regleras i samband med avtalstecknandet.

I upphandlingen av ramavtal garanteras inga specifika inköpsvolymer, däremot lämnas vägledning om volymer och vid upphandling av varor förekommer att nettopriser begärs på de mest frekventa artiklarna.

Överprövning

En upphandling kan överprövas av leverantörer. Första instans är Förvaltningsrätten i Göteborg (gäller Alingsås). Om rätten fattar ett interimistiskt beslut får upphandlingen inte avslutas innan domstolen har avgjort ärendet. Om en part inte är nöjd med domslutet kan prövningstillstånd begäras i Kammarrätten. Sista instans för överklagan är Regeringsrätten.

Konkurrensverket

Leverantör som anser att kommunen genomfört en otillåten direktupphandling kan anmäla detta till Konkurrensverket. Även Konkurrensverket kan på eget initiativ granska genomförda direktupphandlingar. Om kommunen döms utgår skadestånd till staten.

Avslut

En upphandling är avslutad och affären är bindande först när ett avtal, kontrakt eller en beställning är undertecknad av berörda parter. Avtalsspärr gäller dock i minst 10 dagar från den dag tilldelningsbeskedet avsänts per e-post (15 dagar vid papperspost).

Direktupphandling

Direktupphandling innebär att beställaren tillfrågar mer än en leverantör och vid valet av leverantör väljer det anbud som anses ekonomiskt mest fördelaktigt. Direktupphandling skall följa reglerna om transparens, öppenhet, likabehandling och proportionalitet. Vid en direktupphandling ställs dock inga formkrav (kan ske muntligt men skall dokumenteras). En direktupphandling får ske om värdet är lågt (lågt värde anges i LOU men i Alingsås kommun är värdet satt lägre av Kommunfullmäktige, vilket därmed gäller OCH ÄR 200 000 kr). Vid synnerliga skäl kan en direktupphandling, som överstiger lågt värde, motiveras. En direktupphandling kan ej överprövas när avtal, kontrakt eller beställning är tecknat.

Vill ni veta mer?

Vi på upphandlingsenheten besvarar gärna era frågor. 

E-post: upphandling [at] alingsas [dot] se

Ovanstående text finns även i PDF-format nedan.